La videoconferencia es una útil herramienta de negocios que acerca a personas de todo el mundo en estos tiempos de coronavirus. La magia de la videoconferencia es que ha borrado todas las fronteras, ha reducido el tiempo de viaje, así como los costos.
Las empresas, así como las unidades de investigación, pueden optar por celebrar importantes reuniones de negocios, así como módulos de capacitación, utilizando la videoconferencia.
Planificar una videoconferencia exitosa
Los pasos para planificar una videoconferencia satisfactoria son sencillos. Primero hay que decidir el día y la hora teniendo en cuenta los husos horarios y los días festivos.
- Enviar una notificación a todos los interesados sobre la videoconferencia y confirmar la asistencia.
- Decidir el formato de la videoconferencia y asegurar su buen funcionamiento comprobando si todos los participantes tienen el equipo necesario.
- Al elegir el lugar de reunión, piense en la calidad del audio y el vídeo. La sala debe ser sencilla y las ventanas deben estar idealmente detrás del sistema de videoconferencia o cubiertas con persianas. 4. Elija la disposición de los asientos adecuada teniendo en cuenta aspectos como el eco de audio. Se recomiendan muebles livianos y una habitación ampliamente iluminada con luces fluorescentes. Si las paredes son azules, es lo ideal. Aislar la habitación de los sonidos externos en la medida de lo posible.
- Compruebe si tiene una conexión de red adecuada. Debería ser un servicio de red digital como un servicio IP o RDSI. Consulte a su representante local de VSGi. Necesitará una conexión LAN, tomas de corriente adecuadas, y conductos o canales para cables.
- Disponga de equipos como un segundo monitor de tamaño 270 a 600 plasmas, un reproductor de VCR o DVD, cámara de documentos, cámara auxiliar, ordenadores portátiles, paneles de control táctil alámbricos o inalámbricos, etc. En caso de duda, solicite ayuda profesional.
Los consejos generales para una videoconferencia son:
- Pida a los participantes que se sienten al menos 10-15 minutos antes de que comience la conferencia.
- Envíe una breve nota a todos los oradores sobre cómo hablar/presentar diapositivas en una videoconferencia.
- Colocar la cámara de manera que todos los participantes estén a la vista.
- Todos deben hablar normalmente como en una reunión cara a cara. No será necesario hablar más alto.
- Evite arrastrar los pies o los papeles. Los micrófonos captarán todos los sonidos, incluso los susurros.
- Use las normas de etiqueta normales de las reuniones.
La Red Mundial ha cambiado significativamente la forma en que funciona el mundo. Hoy en día las reuniones electrónicas o videoconferencias son comunes y los participantes pueden estar en cualquier rincón del mundo y aún así estar presentes en la reunión.
Los participantes pueden intercambiar ideas, presentar diapositivas y datos, discutir y debatir cuestiones e interactuar como lo harían en reuniones presenciales. Los participantes sólo estarán sentados en sus propias oficinas en lugar de en una sala de conferencias.
La videoconferencia se ha convertido en una tecnología de vanguardia con una excelente calidad de sonido e imagen, y el proceso ahorra a las empresas cantidades considerables de tiempo y dinero.
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